Kuinka hyvä itseorganisaatiosi on?

Kuinka hyvät itseorganisaatiotaitosi ovat?

Oletko koskaan saapunut toimistoon vain huomataksesi, että olet jättänyt kannettavan tietokoneen kotiin? Tai pakattu huolellisesti ravitseva ja herkullinen lounas ja jätetty sitten kuihtumaan keittiön tiskille? Valitettavasti minulla on.

Jos olet kuin minä, olet kohtuullisen organisoitu henkilö, joka pystyy saamaan suurimman osan tehtävistä valmiiksi ajoissa. Kuitenkin, kun olen kiireisempi, asiat yleensä liukastuvat. Aiemmin, kun olen luottanut liian voimakkaasti henkiseen luetteloon, jotkut siinä olevat 'Tehtävät' -kohteet pyrkivät… pudottamaan. Päädyin töihin ilman kannettavaa tietokonetta, vaikka olisin jättänyt sen aivan oven eteen!

Päätin päivittää itseorganisaatiomenetelmiäni ja aloin kirjoittaa asioita ylös. Minulla ei kuitenkaan aina ollut muistikirjaa mukanani, kun minun tarvitsi lisätä tehtäviä. Kirjoitan lisätehtäviä paperirainaan tai kuittien taakse, jotta voin lisätä ne 'pääluetteloon' mahdollisimman pian ... Voitko nähdä, mihin menen tämän kanssa, vai mitä? Kyllä, jotkut pääsisivät päälistalle, ja toiset eivät.

Nykyään luotan älypuhelimeen. Minulla on aina se mukanani, joten on helppo varmistaa, että muut tuotteet lisätään pääluetteloon epäonnistumatta. Siinä on kalenteri, joten en koskaan unohda tärkeitä päivämääriä ja voin ajoittaa muistutuksia, jotka vastaavat luettelokohteita.

Tämä toimii parhaiten minulle ja epäilen monille muillekin. Mutta entä jos tapahtumasi edellyttävät enemmän ihmisiä kuin vain sinulta? Tässä Kanban-kortti voi olla hyödyllinen. Lyhyesti käännettynä tarkoittaa 'visuaalinen merkki', Kanban-lauta on eräänlainen 'valkotaulu' (todellinen tai virtuaalinen), jota organisaatiot käyttävät seuraamaan työnkulkua tai tuotantoprosesseja. Kuulostaa monimutkaiselta, eikö niin. Kyse on kuitenkin vain tavoitteen jakamisesta vaiheisiin, jotka se tekee työn saamiseksi.

Kanban-laudan kauneus on, että sitä voi käyttää melkein kuka tahansa kaikenlaisiin asioihin, joihin liittyy useita ihmisiä tai vaiheita. Löysin itseni äskettäin avautuvasta yhdestä (parafoidun keltaisen pisteen muodossa), kun perheenjäsen sairastui. Lauta osoitti yhdellä silmäyksellä, kuka hoitavan vuoron kuljettaisi millä tahansa päivällä ja yöllä. Sitten lisättiin lisää kohtia: kuka saisi ruokaostokset? Millaisina päivinä järjestettiin lääkärin tapaamisia, joihin olisi osallistuttava? Kiireiselle (ja suurelle) perheelle tämä antoi tilanteelle yhteenkuuluvuutta ja säästää aikaa ja vaivaa.

Kanban-levyjen ei kuitenkaan tarvitse olla vain aikuisille. Ne voivat olla myös korvaamaton työkalu lasten kasvatuksessa. Monta vuotta sitten kootin Kanban-levyn erityisen unohdetulle lapselle. Tulostin kuvia hienosti tehdystä sängystä, hammasharjasta, vaatteista, urheilupakkauksesta ja repusta. Nämä tavarat laminoitiin ja kiinnitettiin tarranauhallaTehtävät-sarakkeeseen. Sitten hän sijoitti heidät ”Valmis” -sarakkeeseen suorittaessaan aamutoimintaansa. Hän piti prosessia hauskana ja se esti mielenterveyteni liukastumasta päivämme kiireisen esikoulujakson aikana.

Jos olisin perehtynyt Kanban-lautojen käsitteeseen lapsena, en ehkä olisi viettänyt niin kauan löytää parempia työkaluja itseni organisointiin. Loppujen lopuksi nykyaika on kiireinen ja vaativa. Mitä nopeammin tartutaan tavoitteiden (henkilökohtaisten tai ammatillisten) saavuttamiseen tarvittaviin vaiheisiin, sitä parempi - ja jos Kanbanin hallitukset ja tarranauhatauta sinua tekemään niin, olkoon niin.

SisäänTämäartikkelissa tarkastellaan, miten luodaan ja käytetään Kanban-korttia, joka auttaa sinua seuraamaan projektejasi tai prosessejasi ja tehostamaan työnkulkua.